Anmeldelse af projektet

Anmeld projekter til Region Syddanmarks fortegnelse under OUH, når 

• der indgår personoplysninger, dvs. oplysninger som kan henføres til en person, og
• databehandlingen overskrider 30 dage, og 
• Projektansvarlig er ansat på en afdeling på OUH (projektansvarlig er den, som har besluttet projektets formål og metode). 

Fortegnelsen omfatter både forskningsprojekter og kvalitetsprojekter, som opfylder ovenstående betingelser. Projekter om personaleforhold (fx arbejdsmiljø) er ikke omfattet af fortegnelsen. 

Du finder anmeldelsesskemaet på Region Syddanmarks internetside Intern fortegnelse (forskning) i boksen "Relevante dokumenter". 

I tvivl om hvordan du udfylder anmeldelsesskemaet?

1. ​På Region Syddanmarks intranetside Intern fortegnelse (forskning) finder du vejledningen til at udfylde anmeldelsesskemaet.
2. Giver vejledningen ikke svar på dine spørgsmål, skal du kontakte forskningssekretæren, forskningslederen eller en anden på din afdeling med erfaring i at udfylde anmeldelsesskemaet.
3. I udfylder anmeldelsesskemaet efter bedste evne og gør opmærksom på jeres spørgsmål, når I sender anmeldelsesskemaet til registrering.

Send skemaet til ouh.projektjura@rsyd.dk 

OUH Projektjura gennemgår anmeldelsesskemaet og du modtager en mail der bekræfter, at projektet er optaget på Region Syddanmarks fortegnelse over behandling af personoplysninger til kvalitets- og forskningsformål. Den engelske betegnelse er Records of processing activities in the Region of Southern Denmark regarding research and quality projects.

Med bekræftelsesmailen kan du behandle og opbevare personoplysninger i forbindelse med projektet. Bemærk, at optagelse af projektet på fortegnelsen ikke er en tilladelse til at få data til projektet.

Pt. kan du forvente at modtage svar fra OUH Projektjura inden for 1 måned.  

Planlægger du et samarbejde med virksomheder, forskere eller organisationer uden for Region Syddanmark? Så skal du indgå en samarbejdsaftale, som regulerer eventuel økonomi og fordeler fx immaterielle rettigheder og publikationer.

Du kan læse mere her: OUH, Indgåelse af forskningskontrakter med eksterne parter - deraf følger også tegningsreglerne (hvem, der har kompetence til at underskrive aftaler på vegne af OUH/Region Syddanmark).

Juristerne ved SDU RIO vejleder om kontrakter, udformer kontrakter fra bunden - alternativt foretager en juridisk gennemgang af kontraktforslag fra eksterne parter - samt forhandler kontrakter for forskere på regionens sygehuse. Du kan finde kontaktoplysninger til juristerne ved SDU RIO her: Legal Services

Du skal udfylde en digital blanket til SDU RIO, når du har behov for en samarbejdsaftale om forskning eller udvikling.

Vi har modtaget denne beskrivelse fra SDU RIO:

Blanketten og en guide til, hvordan du udfylder den, finder du her: sdunet.dk/collaborationagreement

Hvordan bruger jeg blanketten?

1. Første gang, skal du oprette en bruger med din regionsyd-mail
2. Log ind med din bruger
3. Tryk på ”opret” i højre øverste hjørne
4. Vælg ”Region Syd” (NB. Vær opmærksom ved dobbeltansættelse)
5. Udfyld blanketten med information og vedhæft relevante dokumenter
6. Tryk ”opret i Workzone”.

Når sagen er oprettet, vil du få tildelt en jurist, som har ansvaret for din sag.

Har du behov for hjælp til det databeskyttelsesretlige afsnit i samarbejdsaftalen, er det juristerne på OUH (OUH.Projektjura@rsyd.dk), der kan hjælpe. 

Vær derudover opmærksom på…
Ved overførsel af data til eksterne, bør du lave en risikovurdering for samarbejdet. Du finder Region Syddanmarks risikoværktøj her: Intra Region Syddanmark - Sider - Risikovurdering af systemer og behandlingsaktiviteter (rsyd.dk) - se nederst på siden under "Relevante dokumenter". 

Regional IT hjælper gerne med udfyldelsen - de kan kontaktes på informationssikkerhed@rsyd.dk  

Du skal meddele ændringer til projektet, der indebærer en ændring af det anmeldelsesskema, du udfyldte ved dits projekts optagelse på fortegnelsen. Det er for eksempel ændringer af projektansvarlig, formål, slutdato, patientkategori eller oplysningstyper.

Du skal redegøre for ændringerne i en mail til ouh.projektjura@rsyd.dk - dette ved en opdatering af anmeldelsesskemaet, hvor det er tydeligt markeret hvilke ændringer, der er foretaget. Herefter vil du modtage en mail, der bekræfter, at ændringerne er registret på fortegnelsen og journaliseret på projektet.

Ved vurderingen af om et projekt kan forlænges lægges der vægt på, om der er en saglig begrundelse for at den videre behandling af data og om den fortsatte databehandling er nødvendig for at opfylde formålet med projektet. 

Hvis du har behov for at forlænge dit projekt på fortegnelsen, skal du sende en mail til ouh.projektjura@rsyd.dk. Husk at oplyse ny udløbsdato. Herefter modtager du en mail, der bekræfter, at forlængelsen er journaliseret på projektet og registreret på fortegnelsen. 

​Anmeldelsespligten til Datatilsynet bortfaldt i forbindelse med databeskyttelsesforordningens og databeskyttelseslovens ikrafttræden den 25. amj 2018.

I stedet har den dataansvarlige pligt til at holde en fortegnelse over de behandlingsaktiviteter, som sker under den dataansvarliges ansvar. For at leve på til denne fortegnelsespligt har Region Syddanmark valgt at fastholde anmeldelsesproceduren gennem en intern anmeldelsespligt. 

For at kunne anmelde et projekt til fortegnelsen på OUH skal du have et lønnet ansættelsesforhold på OUH. 

Medicinstuderende/prægraduater, der ikke er ansat på OUH, kan ikke selvstændigt anmelde projekter på OUH. Er projektet forankret i en afdeling på OUH, kan en vejleder anmelde projektet. Udspringer projektet ikke fra OUH, skal den studerende selv iagttage databeskyttelseslovens regler, og afdelingen skal følge retningslinjen for videregivelse af journaloplysninger til den studerende. 

Link til regionens intranet om https://intra.reg.rsyd.dk/it/informationssikkerhed/informationssikkerhed-gdpr/Persondataforordningen/sikker-opbevaring-personoplysninger/Sider/default.aspxhttps://intra.reg.rsyd.dk/it/informationssikkerhed/informationssikkerhed-gdpr/Persondataforordningen/sikker-opbevaring-personoplysninger/Sider/default.aspx