Overførsel af data til andre (til brug for deres formål)

Ønsker du at overføre data fra dit projekt til et andet projekt inden for Region Syddanmark, eksempelvis et projekt forankret på Sygehus Lillebælt eller Psykiatrien i Region Syddanmark, skal du udfylde et overladelsesskema. Overladelsesskemaet finder du på regionens side - se under Relevante dokumenter til højre på siden.

Det udfyldte skema skal du sende til ouh.projektjura@rsyd.dk for registrering og journalisering på projektet. Forskningslederen på afgivende afdeling skal være Cc. på denne mail.

Bemærk, at SDU er en selvstændig dataansvarlig myndighed - således vil der være tale om videregivelse (se nedenfor) ved overføsel af data fra et OUH-projekt til et SDU-projekt. 

Kontakt Informationssikkerhed via Informationssikkerhed@rsyd.dk 

• Bemærk, at en videregivelse af data til et projekt uden for regionen skal være godkendt af din afdelingsledelse.

Det er Informationssikkerhed som har opgaven omkring videregivelse af data til projekter, der ikke er forankret i Region Syddanmark. Herunder bistår de i de tilfælde, hvor man skal have yderligere tilladelse fra Datatilsynet. Kontakt Informationssikkerhed for yderligere information om procedurerne.

Hvilket skema der skal anvendes til videregivelse af data til projekter uden for Region Syddanmark, afhænger af hvor modtagende projekt er forankret - se mulighederne nedenfor:

Modtagende projekt forankret i DK, EU og EØS landene (Norge, Island og Liechtenstein) eller i et sikkert tredjeland

​Du skal udfylde et skema for videregivelse og sende det til Region Syddanmark: Informationssikkerhed@rsyd.dk 

Du kan læse om hvilke lande der betragtes som sikre her. 

Modtagende projekt er forankret i et usikkert tredjeland

Du skal udfylde et skema for videregivelse og sende det til Region Syddanmark: Informationssikkerhed@rsyd.dk 

Du skal også have et overførselsgrundlag i form af, at EU-Kommissionens standardkontrakt skal indgås (controller to controller). Du kan læse mere her, hvor du også kan finde relevante dokumenter: Intra Region Syddanmark - Sider - Tredjelandsoverførsler (Schrems II) (rsyd.dk). Den del bistår juristerne ved OUH PRojektjura med. 

Du kan læse om hvilke lande der betragtes som usikre her. 

I følgende tilfælde kræves også tilladelse fra Datatilsynet:

• Oplysninger videregives til et tredjeland (sikre som usikre)
• Videregivelse af biologisk materiale
• Oplysninger gives med henblik på offentliggørelse i et anerkendt videnskabeligt tidsskrift eller lignende

Du kan læse mere her, og finde relevant blanket.

Vær derudover opmærksom på…

Risikovurdering

Ved overførsel af data til eksterne skal der laves en risikovurdering for samarbejdet. 

Du finder Region Syddanmarks risikoværktøj her: Intra Region Syddanmark - Sider - Risikovurdering af systemer og behandlingsaktiviteter (rsyd.dk) - se nederst på siden under "Relevante dokumenter". 
Informationssikkerhed hjælper gerne med udfyldelsen - de kan kontaktes på Informationssikkerhed@rsyd.dk 

Samarbejdsaftale 

Derudover skal der indgås en samarbejdsaftale. Juristerne ved SDU RIO varetager den opgave på vegne af Region Syddanmark. Du kan finde kontaktoplysninger til juristerne ved SDU RIO her: Legal Services

SDU RIO har lanceret en digital blanket, der skal bruges, når du vil indgå et samarbejde og har behov for en aftale om forskning eller udvikling. 

Vi har modtaget denne beskrivelse fra SDU RIO:

Blanketten og en guide til, hvordan du udfylder den, finder du her

--

Hvordan bruger jeg blanketten?

1. Første gang, skal du oprette en bruger med din regionsyd-mail
2. Log ind med din bruger
3. Tryk på ”opret” i højre øverste hjørne
4. Vælg ”Region Syd” (NB. Vær opmærksom ved dobbeltansættelse)
5. Udfyld blanketten med information og vedhæft relevante dokumenter
6. Tryk ”opret i Workzone”.

Når sagen er oprettet, vil du få tildelt en jurist, som har ansvaret for din sag.