Anmeldelse

Du skal anmelde projektet til fortegnelsen, hvis

der indgår personoplysninger, dvs. oplysninger som kan henføres til en person, og databehandlingen overskrider 30 dage, og
projektet er forankret på en afdeling på OUH

Fortegnelsen omfatter både forskningsprojekter og kvalitetsprojekter, som opfylder ovenstående betingelser. Projekter om personaleforhold (fx arbejdsmiljø) er ikke omfattet af fortegnelsen.

For at kunne anmelde et projekt til fortegnelsen via OUH skal du have et lønnet ansættelsesforhold på OUH.

Medicinstuderende/prægraduater, der ikke har en ansættelse på OUH, kan ikke selvstændigt anmelde projekter på OUH.

Hvis projektet er forankret i en afdeling på OUH, kan en vejleder anmelde projektet.

Udspringer projektet ikke fra OUH skal den studerende selv iagttage databeskyttelseslovens regler, og afdelingen skal følge retningslinjen for videregivelse af journaloplysninger til den studerende.

Anmeldelsespligten til Datatilsynet er bortfaldet i forbindelse med, at databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven er trådt i kraft d. 25. maj 2018.

I stedet har Region Syddanmark pligt til at holde fortegnelse over de behandlingsaktiviteter, som er under regionens ansvar i medfør af databeskyttelsesforordningen art. 30. For at leve op til denne fortegnelsespligt har Region Syddanmark valgt at fastholde anmeldelsesproceduren gennem en intern anmeldelsespligt.

Kvalitetsprojekter, hvor indsamling af journaldata sker på baggrund af skriftligt samtykke fra patienten:

På Region Syddanmarks intranetside Intern fortegnelse (forskning) i boksen "Relevante dokumenter", finder du dokumentet "Anmeldelsesskema for sundhedsvidenskabelig forskning i Region Syddanmark" - sendes til ouh.projektjura@rsyd.dk

Kvalitetsprojekter, hvor indsamling af journaldata sker efter godkendelse fra direktionen:

I den regionale retningslinje for opslag i patientjournaler til andre formål end behandling nederst under "Bilag" finder du dokumenterne "Skabelon til kvalitetsprojekter på eget sygehus" og "skabelon til anmeldelse til den regionale interne fortegnelse"

Begge skabeloner sendes til ouh.projektjura@rsyd.dk

På Region Syddanmarks intranetside Intern fortegnelse (forskning) finder du vejledningen til udfyldelse af anmeldelsesskemaet.
Giver vejledningen ikke svar på din tvivl, skal du kontakte forskningssekretæren, forskningsledelseren eller en anden på din afdeling med erfaring i udfyldelse af anmeldelsesskemaet.
Du udfylder anmeldelsesskemaet efter bedste evne og gør opmærksom på din tvivl ved fremsendelse af anmeldelsesskemaet til godkendelse.

Det vil afhænge af det samlede antal henvendelser i postkassen samt af det konkrete anmeldelsesskema:

Henvendelserne i postkassen sagsbehandles i den rækkefølge, de er indgået, og er skemaet udfyldt korrekt, vil der blive fremsendt et godkendelsesbrev samme dag, som vi når til din henvendelse.

Pt. kan du forvente at modtage en godkendelsesbrev på et korrekt udfyldt anmeldelsesskema inden for 2 uger.

Du skal meddele ændringer til projektet, der indebærer en ændring af det anmeldelsesskema som ligger til grund for din tilladelse.

Det er foreksempel ændringer af projektansvarlig, formål, slutdato, patientkategori eller oplysningstyper.

Du skal redegøre for ændringerne i en mail til ouh.projektjura@rsyd.dk

Ved vurderingen af om et projekt kan forlænges lægges der vægt på, om der er en saglig begrundelse for at den videre behandling af data og om den fortsatte databehandling er nødvendig henset til formålet med projektet.

Hvis du har behov for at dit projekt forlænges på fortegnelsen, skal du sende besked herom til ouh.projektjura@rsyd.dk. Husk at anføre ny udløbsdato. Herefter vil du modtage en mail, der bekræfter, at forlængelsen er journalisteret på projektet og registreret på fortegnelsen.