Ved projektets afslutning

Da du anmeldte projektet til Region Syddanmarks fortegnelse for sundhedsvidenskabelig forskning, angav du i anmeldelsesskemaet en dato for oplysningernes sletning, anonymisering eller overførsel til Rigsarkivet. Du kan senere have fået forlænget projektet til en senere dato.

Bliver du færdig med projektet før sletningsdatoen skal du orientere ouh.pd@rsyd.dk med henblik på at projektet kan blive slettet på fortegnelsen. 

Udgangspunktet er, at data må opbevares i personhenførbar form så længe det er nødvendigt henset til projektets formål.

Dog skal nogle data bevares. Følg disse steps til vurdering af om data i dit projekt skal bevares:

1. Gælder der regler for opbevaring af dine forskningsdata?
   Fx efter GCP-bekendtgørelsen, forordningen for kliniske lægemiddelforsøg eller krav fra de videnskabelige komitéer og tidsskrifter
   (Bemærk at projektet fortsat skal være på fortegnelsen)
   Du skal opbevare data i den periode, reglen angiver, og først gå videre til punkt 2 efter udløb af denne periode. 

2. Har du forskningsdata som er af sundhedsfaglig, historisk eller samfundsmæssig betydning? (bevaring efter arkivlovgivningen)   
   Bevaringen og kassation af regionale data og dokumenter
   Forskningsdata på papir – se afsnit 2.2.6
   Forskningsdata i digital form – se afsnit 2.3.7.
    
   Er du i tvivl, skal du kontakte Rigsarkivet for afklaring: Anmeld forskningsdata - Rigsarkivet
   Du skal bevare data i den periode, reglen angiver, og først gå videre til punkt 3 efter udløb af denne periode.

3. Dine forskningsdata skal slettes, destrueres eller anonymiseres    
   Hvis dine forskningsdata ikke (længere) skal bevares efter særlovgivning eller arkivlovgivningen skal data enten:

• anonymiseres (så ingen fysiske personer kan identificeres ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger. Det er en betingelse, at anonymisering er uigenkaldelig.) Læs mere om anonymisering på Datatilsynets hjemmeside.
• slettes, (elektroniske data)
• makuleres (fysisk materiale, fx ringbind med samtykkeerklæringer) eller
• destrueres (biologisk materiale)

Publicering af data skal som udgangspunkt ske i anonym form. I visse tilfælde er det dog ikke muligt at anonymisere data tilstrækkeligt, fordi artiklen omhandler en snæver / sjælden patientkategori fx ved udarbejdelse af kasuistik. Her vil man skulle have patientens samtykke til publicering.

Herudover er der nogle regler, når man skal videregive projektdata til et videnskabeligt tidsskrift i forbindelse med publicering af data, eller hvis forlaget / tidsskriftet efterspørger data. Det betyder, at hvis du videregiver dine projektdata til et videnskabeligt tidsskrift med henblik på;

1. Publicering
2. Review / fagbedømmelse
3. Datarepositorium

Skal du have disse tilladelser;

1. Tilladelse fra Informationssikkerhed til videregivelse
2. Tilladelse fra Datatilsynet